Per legge

Per semplicità

Sistema avanzato di fatturazione elettronica e conservazione a norma.

Accreditati in AgID come conservatori.

Cos’è Safe

Dal 6 giugno 2014 i Ministeri, le Agenzie Fiscali e gli Enti Previdenziali non possono più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. Da marzo 2015 tutta la Pubblica Amministrazione ti obbliga ad inviare fatture solo in un modo: con Safe (Sistema Avanzato di Fatturazione Elettronica) potrai inviare le tue fatture ai tuoi Clienti PA in un modo semplice, economico e sicuro.


Ad oggi, grazie a Safe, i nostri Clienti hanno inviato fatture per oltre 1 Miliardo verso la Pubblica Amministrazione. I nostri Clienti hanno un fatturato complessivo per oltre €13 Miliardi: di Safe puoi fidarti!


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A chi è rivolto

Safe è rivolto a tutti i liberi professionisti, le piccole imprese, i commercialisti, le Associazioni di Categoria, intermediari e centri servizi che devono emettere la fattura elettronica verso una PA e conservare in maniera sostitutiva a norma di legge i documenti e le notifiche di ricezione, unica certezza giuridica della ricezione del documento da parte della PA.

Safe non ha nessun costo di integrazione, le prime 25 fatture sono comprese nel canone del primo anno, paghi in funzione del consumo grazie all’acquisto di fatture aggiuntive.

Come funziona

Safe permette l’inserimento della fattura via Web. La fattura viene firmata digitalmente dal sistema che funge da intermediario per conto dell’Azienda verso SDI (Sistema di interscambio). Una volta inviato e firmato il documento questo viene conservato a norma come previsto dalla legge e archiviato per tutta la durata del contratto fino ad un massimo di 10 anni.

Con Safe puoi stare tranquillo. Tutti ti vogliono vendere servizi che non producono usando prodotti di terze parti o prodotti fatti fare a terzi esterni: Safe è un servizio basato sulla tecnologia gCloud® prodotta e condotta da Schema31 S.p.A. ed adottata da Clienti che hanno oltre €13 Miliardi di fatturato annuo.

Vantaggi

  • Safe è una soluzione semplice, unica ed integra il servizio di emissione di fattura elettronica e di conservazione a norma (interamente italiana).
  • Lo storico dei documenti come pure le notifiche è sempre disponibile.
  • Archiviazione sicura in Cloud dei documenti grazie al servizio gCloud® e alla certificazione ISO 27001:2013.
  • Rispetto della norma UNI EN ISO 9001/2008 per la produzione software.
  • Rispetto del D.lgs 231/2001.
  • Siamo Accreditati come canale SDI verso Sogei, accreditati presso AgID come soggetti conservatori a norma nel rispetto del DPCM 3 Dicembre 2013.
  • Non necessita di PEC: tutto automatizzato.
  • Non richiede dispositivi esterni(es smartcard, token etc).
  • Utilizzabile su qualunque dispositivo previsto di browser(Internet Explorer, Firefox, Google Chrome etc).
  • Basta registrarsi, firmare il contratto e reinviarcelo e il servizio diventa subito disponibile.
  • Hai un unico fornitore dell'intero servizio che serve per riscuotere dalla PA.

Diventa Partner

Conseguire la certificazione Safe è l'innovativo approccio sinergico e collaborativo di proporsi in maniera vincente al mercato, che prevede la condivisione efficace di un know how basato su professionalità, tecnologia, conoscenza ed esperienza consolidata. 


I partner Safe sono posizionati sul territorio e condividendo con Schema31 strumenti e strategie di business, garantiscono un supporto completo e qualificato agli utenti finali, siano essi Pubbliche Amministrazioni che privati; prendono per mano il Cliente con professionalità e tempestività, permettendo di offrire servizi a valore aggiunto e di portare innovazione alle soluzioni.

Grandi sono i vantaggi della certificazione e molte le opportunità da condividere: cosa aspetti? Bastano alcuni documenti da presentare e seguire il programma previsto dalla certificazione.


Esistono 2 tipi di certificazioni:


Contattaci per approfondire con noi il tema e scegliere la certificazione più adeguata da conseguire.

Sicurezza

Safe è sicuro ed affidabile: il servizio basato sulla tecnologia gCloud® è garantito dalla Conservazione a norma accreditata AgID. L’intera gamma dei servizi poggia su una ‎infrastruttura cloud a filiera controllata, affinché tutti i documenti gestiti da Safe nel processo di fatturazione elettronica vengano automaticamente conservati a norma in modo sicuro, efficace e trasparente, senza ulteriori impegni per l’utente e con le più ampie garanzie di tutela legale.

F.A.Q.

Consulta le risposte alle domande più comuni che ci hanno rivolto.

Per l’utilizzo di Safe non è necessario installare nessun software su proprio pc, e nessun dispositivo per la firma digitale basta un qualunque computer windows, mac o linux dotato di browser.

Non è necessario perché Safe svolge per conto del cliente l’invio delle fatture a SDI e la gestione e ricezione di tutte le comunicazioni da e verso la PA destinataria della fattura.

Il sistema mette a disposizione un cruscotto in cui è possibile consultare tutti i documenti e il loro stato di avanzamento e anche tutti i messaggi scambiati con lo SDI.

No, non è necessario perché il servizio si configura come intermediario e provvederà a firmare digitalmente le fatture per conto dell’utente e inviarle al SDI(Sistema di Interscambio).

Nel caso in cui l’utente possieda già un certificato può continuare ad utilizzarlo per firmare i documenti.

Il sistema prevede la conservazione sostitutiva a norma di tutti i documenti che sono stati inviati garantendone l’integrità e la sicurezza per 10 anni come previsto dalla legislazione corrente.

Sono inoltre garantiti tutti gli adeguamenti normativi che saranno richiesti dal legislatore in corso d’opera. Il contratto comprende l’affidamento della conservazione delle fatture PA per il periodo di legge di 10 anni.

Nella versione light di Safe il servizio di conservazione non è incluso e l’utente può scaricarsi il documento firmato per conservarlo nei propri archivi.

I documenti archiviati sono sempre disponibili on-line per essere consultati e scaricati e sono inoltre disponibili su richieste delle autorità competenti per accertamenti come previsto dalla legge.

In ogni momento è possibile estendere l’abbonamento aumentando il numero di fatture che possono essere gestite direttamente on-line tramite la sezione abbonamenti. Analogamente si può effettuare il passaggio da servizio base ad enterprise

Nell’interazione con il sistema di interscambio, l’Intermediario è colui che invia o riceve i file fatturaPA o i file archivio per conto dell’Operatore economico e/o dell’Amministrazione pubblica.
In particolare:
  • possono emettere le fatture elettroniche per conto degli Operatori Economici;
  • trasmettono le fatture al Sistema di Interscambio;
  • possono adempiere agli obblighi di conservazione.

Il servizio di intermediazione offerto da Schema31 garantisce all’Operatore economico l’emissione per conto terzi, la trasmissione a SDI delle fatturePA, la gestione delle ricevute/notifiche e la conservazione digitale a norma sia delle fatturePA che delle relative notifiche/ricevute SDI.

La fatturaPA deve essere generata nel formato XML sulla base di uno schema i cui requisiti sono definiti in dettaglio dal regolamento e pubblicati sul sito di SDI www.fatturapa.gov.it

Safe prevede prima dell’invio della fattura a SDI una verifica di conformità al predetto schema.

La fatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’art. 21 del d.P.R. 633/72. Il contenuto informativo della fatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste il formato prevede l’indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio, come ad esempio i codice IPA.

Il contenuto informativo della fatturaPA è costituito da campi obbligatori ma anche da campi facoltativi che possono contenere informazioni utili all’Amministrazione e quindi divenire de facto necessari (obbligatori) a seguito degli accordi intercorsi nei contratti in essere con le PA (in particolare i dati su ordine di acquisto o contratto o convenzione e quindi ad esempio IdDocumento Numero Convenzione, codice Commessa Convenzione, dati DDT, ecc.). Si consiglia di porre particolare attenzione ai codici CIG e CUP che di fatto sono obbligatori ai fini del pagamento delle fatture per specifici casi imposti dall’art. 25 del Decreto Legge n. 66 del 24 aprile 2014 (Decreto Irpef).

Il campo nel tracciato fatturaPA è un elemento obbligatorio ed essenziale per il corretto recapito delle fatture ed è costituito dal codice identificativo univoco degli uffici destinatari (codice IPA) dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni www.indicepa.gov.it

Secondo le disposizioni contenute nelle Specifiche Operative per l'identificazione univoca degli uffici delle PA fornite dall’Agenzia per l’Italia Digitale le amministrazioni pubbliche devono identificare i propri uffici (Unità Organizzative) deputati in via esclusiva alla ricezione delle FE e curare il loro inserimento nel portale IPA al fine di ottenere l’assegnazione univoca del codice ufficio.

Come prescritto negli allegati C e D del Decreto n. 55/2013 e raccomandato anche nelle specifiche operative di AgID, le Amministrazioni devono comunicare ai propri fornitori l’identificativo univoco degli uffici deputati al ricevimento delle FE per tutti i contratti siano essi attualmente in corso o ancora da stipulare. Molte PA lo fanno pubblicando una nota, una news o un comunicato sul proprio sito internet.

Per l’operatore economico (cedente/prestatore) che vuole ricercare i dati sull’IPA del Servizio di Fatturazione al fine di compilare correttamente la propria fattura le modalità sono principalmente tre:
La Circolare n. 1/DF del 31 marzo 2014 ha introdotto il codice Ufficio di fatturazione Elettronica Centrale da utilizzare in alcuni casi di impossibilità di recapito della FE. Il Codice Ufficio di FE Centrale, denominato “Uff_fatturaPA”, assume il valore di default “999999” e può essere usato nel caso in cui:
  1. il fornitore non abbia ricevuto la comunicazione del codice ufficio destinatario di fattura elettronica da parte dell’amministrazione e pur avendo riscontrato la presenza del codice IPA per l’amministrazione, il fornitore non sia in grado di individuare in modo univoco, sulla base dei dati contrattuali in proprio possesso, l’ufficio destinatario della fattura.
  2. il fornitore non abbia ricevuto la comunicazione del codice ufficio destinatario di fattura elettronica da parte dell’amministrazione e abbia rilevato l’assenza in IPA dell’amministrazione stessa.

Nei casi in cui è possibile identificare univocamente il codice ufficio in quanto ad esempio in corrispondenza del codice fiscale del destinatario in IPA esiste uno ed uno solo Ufficio di FE, SDI respinge la fattura inviando al mittente una “notifica di scarto”, ciò per evitare un utilizzo improprio del codice FE “Centrale”.

Esistono in totale 6 tipologie di file messaggio per il trasmittente:
  • notifica di scarto: messaggio che SDI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file fatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti;
  • ricevuta di consegna: messaggio che SDI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta consegna al destinatario del file fatturaPA. La ricevuta di consegna è sicuramente sufficiente a provare sia l’emissione della fattura elettronica, sia la sua ricezione da parte della pubblica amministrazione committente.
  • notifica di mancata consegna: messaggio che SDI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file fatturaPA. La notifica di mancata consegna è, invece, sufficiente a provare la ricezione della fattura da parte di SDI, e conseguentemente l’avvenuta trasmissione della fattura da parte del soggetto emittente verso SDI e pertanto ai sensi dell’art. 21, comma 1, del D.P.R. 633/72 rappresenta prova dell’emissione della fattura;
  • notifica di esito: messaggio con il quale SDI inoltra al trasmittente la notifica di esito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura;
  • notifica di decorrenza termini: messaggio che SDI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica SDI comunica al destinatario l’impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità di ricevere notifica di esito.

    • La decorrenza dei termini è fissata per permettere la chiusura del ciclo di fatturazione su SDI entro 15 gg e permettere quindi al soggetto emittente di registrare la fattura stessa, in osservanza agli adempimenti previsti dalla normativa IVA in merito alla registrazione.

  • attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: messaggio che SDI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione). In questi casi una volta ricevuto tale messaggio il fornitore della PA (operatore economico) dovrà direttamente trasmettere l’attestazione con la fattura inclusa tramite un servizio di posta elettronica o altro canale telematico o potrà metterla a disposizione dell’ufficio PA su portale telematico per il download.

Il cedente/prestatore può verificare tutti i messaggi di notifica ricevuti dal SDI accedendo al sistema Safe ed attivandosi con tempestività in caso di azioni correttive.

  • Notifica di Scarto (NS) dal Sistema di Interscambio
    I controlli SDI permettono al cedente/prestatore di rinviare la fattura corretta con stesso numero e data di emissione.
    Se, tuttavia, il cedente/prestatore ha già registrato la sua fattura prima di ricevere lo scarto NS allora il cedente/prestatore procede all’emissione di una nota di credito interna (quindi effettuando le annotazioni rettificative sui propri registri), ma senza inviarla al SDI. Poi emette una nuova fattura con nuovo numero e data ma medesima rappresentazione dell’operazione commerciale corretta e la invia SDI.
  • Notifica di Rifiuto da parte dell’ente (Esito Committente di rifiuto)
    L’esito committente di rifiuto può essere prodotto entro 15 gg dalla ricezione della fattura. Si evidenzio che l’ente pubblico in virtù dell’art. 42 del DL. N. 66/2014 ha 10 gg di tempo dalla ricezione per la registrazione in contabilità nel registro unico delle fatture d’acquisto o per eseguire le operazioni nel PCC, quindi potrebbe verificarsi due casistiche in base a cosa indica l’ente:
    • la PA destinataria non ha registrato quella fattura in contabilità quando viene inviata la notifica di rifiuto del Committente e quindi non la registrerà più, allora il cedente/prestatore può rinviare la fattura corretta con lo stesso numero e data;
    • la PA destinataria ha già registrato quella fattura in contabilità quando viene inviata la notifica di rifiuto del Committente, allora generalmente deve essere emessa una nota di accredito da inviare a SDI e poi nuova fattura. Questa strada è la più corretta soprattutto se il cedente/prestatore ha già registrato la sua fattura prima di ricevere il rifiuto esito committente allora il cedente/prestatore dovrebbe ai sensi dell’art. 26 del DPR 633/72 procedere comunque all’emissione di una nota di accredito da inviare allo SDI e poi emettere una nuova fattura con nuovo numero e data ma medesima rappresentazione dell’operazione commerciale corretta.

Lo scarto di SDI per partita Iva non valida sono generati da un controllo su tutti i valori inseriti in merito a partita iva e codice fiscale.
Prima della trasmissione a SDI si consiglia di verificare bene la completezza e correttezza dei dati in anagrafica, in quanto SDI verifica la corrispondenza nell’anagrafica tributaria.

Nel caso di fatturazione elettronica i dati contenuti nelle fatture e le informazioni riferite alle fasi di invio e ricezione non devono essere immesse sul sistema Piattaforma Certificazione dei Crediti (PCC) dagli operatori dei creditori e delle amministrazioni debitrici in quanto sono acquisite automaticamente dal sistema di interscambio, mentre per le altre fasi del ciclo di vita dei debiti commerciali il meccanismo coincide con quello delle fatture cartacee.

Tuttavia nei casi in cui il sistema di interscambio produca la “notifica di scarto” o la “attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”, i dati riferiti alle fatture devono essere immessi direttamente e manualmente sul sistema PCC in quanto non possono essere acquisiti automaticamente.

Pertanto, se non vengono visualizzate la fatturaPA nel PCC controllate che non sia stata prodotta da SDI una corrispondente notifica di scarto NS o attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito.

Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica in conformità alle disposizioni del Dm emanato ai sensi dell'art.21, c.5, D.Lgs n.82/2005 recante il codice dell'Amministrazione Digitale. Entro 15 giorni dalla loro emissione deve essere completato il processo di conservazione sostitutiva con apposizione di firma digitale e marca temporale.

A partire dall’1 gennaio 2015 le pubbliche amministrazioni, in relazione agli acquisiti di beni e servizi effettuati nel territorio dello Stato, devono pagare ai fornitori solo il corrispettivo, versando invece direttamente all’erario l’Iva, regolarmente addebitata in fattura. La scissione dei pagamenti si applica alle operazioni fatturate a partire dal primo gennaio 2015 per le quali l'esigibilità dell'imposta sia successiva a tale data.

I soggetti passivi fornitori sono obbligati ad emettere regolarmente la fattura con le indicazioni prescritte dall'articolo 21 del D.P.R. n. 633/1972 apponendo l'annotazione “scissione dei pagamenti” sulla medesima.

Le PA che possono usufruire dello split payment sono:

  • Stato e altri soggetti qualificabili come organi dello Stato, ancorché dotati di autonoma personalità giuridica, ivi compresi, ad esempio, le istituzioni scolastiche e le istituzioni per l’alta formazione artistica, musicale e coreutica;
  • enti pubblici territoriali (Regioni, Province, Comuni, Città metropolitane) e consorzi tra essi costituiti;
  • Camere di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura;
  • istituti universitari;
  • aziende sanitarie locali;
  • ospedali;
  • enti pubblici di ricovero e cura aventi prevalente carattere scientifico;
  • enti pubblici di assistenza e beneficenza;
  • enti pubblici di previdenza (INPS, Fondi pubblici di previdenza).

Sono esclusi: enti previdenziali privati, come gli Ordini professionali, gli Enti e istituti di ricerca, agenzie fiscali, Autorità amministrative e di vigilanza indipendenti, Inail, Arpa, Ispo e AgiD.

Il fornitore (ma anche l’acquirente) può verificare direttamente in rete la categoria di appartenenza e i riferimenti dell’ente pubblico, consultando l’Indice delle pubbliche amministrazioni (Ipa), alla pagina http://indicepa.gov.it/documentale/ricerca.php.
Tale elenco anagrafico, non può però ritenersi esaustivo e, pertanto, qualora dovessero permanere dei dubbi sull’applicabilità del meccanismo della scissione dei pagamenti, l’operatore interessato potrà inoltrare specifica istanza di interpello all’Agenzia delle Entrate (articolo 11 della legge 212/2000).

Prezzi

Attualmente Safe è fornito nelle seguenti soluzioni:



Light

99 Euro - 50 Euro / anno

(25 fatture incluse)
Per imprese con fatturato
annuo fino a 500.000 Euro
  • Inserimento manuale della fattura da inviare alla PA tramite SDI
  • Invio sicuro della fattura sul canale accreditato SDI
  • Gestione delle notifiche di ricezione della fattura dalla PA tramite SDI
  • Archiviazione sostitutiva a norma di legge
  • Cruscotto di visualizzazione dello stato delle fatture (inviata a SDI, rifiutata da SDI, accettata da SDI, accettata dalla PA)
  • Assistenza via email
  • Aggiornamenti normativi
  • Assistenza telefonica
  • Predisposizione all'acquisizione del flusso delle fatture dal proprio sistema contabile
  • Service per la digitalizzazione della fattura e la sua dematerializzazione
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